今天我们来说一下在公文制作的过程中，最容易出错的地方，我相信很多文秘工作者都遇到过，来看看你是不是也有过这些困惑呢？

    一、 平时的公文很少使用份号、密级、紧急程度，那发文机关标志要不要往上调？

    这个问题在《党政机关公文格式》GB/T9704-2012中没有明确说明，但在《〈党政机关公文格式〉国家标准应用指南》的公文样式中可以看到，当没有份号、密级、紧急程度的时候，发文机关标志仍然是不需要调整的，也就是说，仍然遵循“发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm”之规定。

    当然了，在我们日常办公过程中，发文机关标志上方空白过多，可能会被领导认为“看起来怪怪的”，如果是这样的情况，那你就听领导的，没有必要搬出条文来教领导做事。

    二、公文中的红色分隔线到底带不带五角星？

    我们经常看到两种形式的分隔线，但到底哪一种才是正确的？《党政机关公文格式》GB/T9704-2012中只说“发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线”，在《〈党政机关公文格式〉国家标准应用指南》中则有明确的说明：

    也就是说，国家标准中并没有规定红色分隔线上要加五角星，更没有“党口文件要加五角星”的流行说法，但是也没有规定说你不能加一些特殊标识，所以就看你如何去考虑这个问题。

    三、标题中要不要加发文机关名称？

    正确示例

    错误示例

    这个问题，同样也是《党政机关公文格式》GB/T9704-2012中没有明确说明，但在《〈党政机关公文格式〉国家标准应用指南》有说明的：

    这里面说的《条例》，是指2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》，也是文秘工作者应当熟悉和了解的公文规范之一。也就是说，在撰写公文标题的时候，应当包含“发文机关名称+事由+文种”。

    四、发文机关署名和成文日期的位置如何确定？

    目前来看，这个地方的错误是最常见的，应该说大多数单位都可能是错的。发文机关署名和日期，要分三种情况，一种是加盖公章的公文，一种是不盖公章的公文，还有一种比较少见，带签名章的公文。

    （一）加盖公章的公文

    加盖公章的公文又分两种情况，第一种，只有一个发文机关，则先确定成文日期，先将成文日期右对齐，然后右空四个汉字的位置，发文机关署名一般在日期上面一行，以成文日期为基准居中排布（如印章比较大，机关署名和成文日期之间可空多行，视具体情况而定）。

    另一种情况，有多个发文机关，同样是先确定成文日期，先将成文日期右对齐，然后右空四个汉字的位置。至于多个发文机关的排序，与红头部分的排序相同，左右依次排列，每排最多三个，最后一个机关署名确保位于成文日期上方居中排布。

    （二）不加盖公章的公文

    不加盖公章的公文（比如内部行文或一些电子公文），则是要求：发文机关署名在正文下方空一行居右设置，成文日期在机关署名的下面一行，首字比署名右移两个字的位置。这里又分两种情况：一种是发文机关署名比日期长，则让发文机关署名先右空两个汉字的位置。

    第二种是如果成文日期比机关署名长，则先让成文日期右空两个字，发文机关署名则相应地右空几个字，来实现比成文日期靠左两个字的距离。

    同时，如果是联合发文的情况，则要求多个发文机关署名要设置为等宽。

    （三）加盖签名章的公文

    这种公文使用得非常少，一般以命令为主，所以一般单位也用不上，不过还是讲一下。加盖签名章，要求是签名章位于正文下方空两行，右空四个汉字的位置，同时签发人的职务位于签名章的左边空两字位置，成文日期在签名章下空一行，右空四个汉字的位置。

    五、要不要注明“此页无正文”？

    我们知道，公文的最末页一定是偶数页，当正文结束时如果是奇数页，则需要将版记页设置到后面一页去，那在以往大家的认知中，最后这一页空白纸上需要加一句“（此页无正文）”，又有人说早已取消这样的做法，到底哪个是对的？

    在《〈党政机关公文格式〉国家标准应用指南》说到，如果当正文无法与印章同处一页上时，首先应该采取加宽或缩小行间距、或者缩小一两行的字间距的方式，争取让正文和落款印章能够在同一页面。在实际操作中来看，这种方法其实可以适用几乎所有的场景。

    如果采取以上这些方法，仍然无法解决，那才考虑另起一页，在空白页首行顶格标注“（此页无正文）”。

    六、附件到底是在版记之前还是版记之后？

    这个问题也是很多人遇到的，那到底怎么样才是对的呢？这个也要分两种情况，一种是附件可以和正文一并装订的，比如附件是这个文件的参会回执、报名表、任务清单等，那就可以直接编排在版记之前，且页码正常编排。

    另一种情况，是不方便一并装订的文件，比如说是一本单独成册的书册，或者是非A4纸规格的图纸等，通常这种情况就选择单独装订，页码单独编排。

    七、哪些页面不需要标注页码？

    这里简单说，公文的空白页不标页码，版记页不标页码。大家要加以注意。

    其次，有个更容易出错的地方，就是函的首页不标页码，为什么说更容易出错，因为上面说的公文的空白页和版记页，其实基本可以说就是最后一页，最后一页不标页码很正常，但函的首页不标页码，不代表页码将从第二页起标注为“— 1 —”，而是从第二页起标注为“— 2 —”，只是首页不显示页码而已。

    八、函的分隔线和其他公文的分隔线有什么区别？

    这个其实之前已经说过，再给大家说一下，函的分隔线长度是170mm，也就是说它的长度是超出版心的。

    而其他公文的分隔线则是156mm，刚好是顶满版心。

    而函的分隔线有两条，分别是上粗下细和上细下粗，至于宽度没有明确规定，不过我们参照其他公文红色分隔线中“0.35~0.5mm较为美观”之规定，可将粗线设置为0.5mm，细线设置为0.2mm。在现在常见的office软件中，可能会让你设置为几磅，给大家提供一个标准，文档中1磅的宽度是0.353mm，所以0.5mm则是约1.4磅，大家可以参照设置。

    以上就是今天分享的内容，可能大家也发现了，很多内容在《党政机关公文格式》国家标准中都没有提及，所以也给文秘工作者推荐这本书，确实是非常有用的：